SALLE DE COURRIER NUMÉRIQUE :

4 août 2022 – 5 min de lecture

Votre entreprise a-t-elle besoin d’une transformation numérique plus importante ? La pandémie a-t-elle modifié le mode de fonctionnement de votre entreprise ? Cherchez-vous des moyens de réduire efficacement vos dépenses ?

La solution consiste à investir dans une salle de courrier numérique qui assure la sécurité des employés, réduit les coûts de traitement et minimise la main-d’œuvre.

 Qu’est-ce qu’une salle de courrier numérique ?

Une salle de courrier numérique est un processus automatisé de salle de courrier qui utilise des scanners et des logiciels d’imagerie documentaire  pour capturer et délivrer les informations du courrier entrant de manière efficace et sécurisée. Tout courrier entrant de valeur est numérisé et livré électroniquement à sa destination, qui peut être un service interne ou un processus distinct.

Les salles de courrier numériques remplacent généralement le format traditionnel des salles de courrier et apportent soutien et flexibilité aux employés travaillant à distance ou se déplaçant fréquemment.

Solution de salle de courrier numérique OPEX

 La Demande d’un Environnement Numérique

Ces changements apparemment à court terme sur le lieu de travail sont ici à long terme et modifient la vitesse à laquelle l’avenir d’un lieu de travail numérique devra se dérouler. Il n’y a plus de date limite pour la fin du travail à distance, qui est devenu une nouvelle norme pour les employés du monde entier.

Le traitement du courrier et des documents est un élément essentiel de toute entreprise, mais la façon dont vous traitez les documents constitue une grande opportunité de croissance dans la transformation de votre entreprise en un environnement de travail agile. Une salle de courrier numérique permet aux employés de travailler à distance de n’importe où ou d’adopter un horaire hybride flexible tout en étant en mesure de collaborer avec ceux du bureau. La salle de courrier numérique permet également de traiter les données sans trop d’interruptions, malgré les changements constants de notre environnement, puisque les interactions et les données peuvent être facilement suivies et contrôlées.

Avantages à Long Terme et Retour Rur Investissement

Le passage à une salle de courrier numérique est bénéfique pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. C’est une nécessité pour toute entreprise désireuse d’améliorer son efficacité, d’économiser sur les coûts supplémentaires ou même de se préparer aux impacts futurs sur une entreprise, tels que les catastrophes naturelles, les fluctuations économiques et les événements similaires à la récente pandémie.

La mise en œuvre d’une stratégie de salle de courrier numérique réduit le besoin d’espace de stockage, comme les classeurs, et de photocopie des fichiers tout en offrant des avantages opérationnels tels que :

• Support for remote and hybrid working
• Adherence to compliance regulations and auditability
• Enhanced document search-ability and share-ability
• Improved customer service

Rentabilité

Une salle de courrier numérique est facile à intégrer dans votre entreprise. Elle réduit la nécessité de recourir au travail manuel pour trier et traiter le courrier , tout en éliminant pratiquement les frais d’exploitation liés au traitement du courrier entrant, tels que les coûts de main-d’œuvre, l’espace et les ressources supplémentaires, ce qui vous permet d’obtenir un retour sur investissement rapide. Selon une étude de l’AIIM , le retour sur investissement d’une salle de courrier numérique est généralement de 18 mois ou moins.

Réduction des délais de livraison

Le courrier numérique peut même réduire le délai d’acheminement du courrier de quelques jours à quelques secondes seulement, ce qui réduit le temps consacré au traitement manuel du courrier et des documents entrants tout en augmentant la qualité du service à la clientèle. Les documents sont ainsi largement accessibles aux employés et les délais de correspondance sont accélérés

Sécurité et sûreté

La conversion du courrier physique au format numérique améliore la sécurité de vos informations vitales. La possibilité de fournir aux audits des enregistrements des interactions avec les documents et de suivre le courrier accroît la transparence. La quasi-élimination de la préparation et de la manipulation manuelles du courrier assure la sécurité des informations sensibles en supprimant la nécessité de faire appel à plusieurs personnes pour traiter, trier et ouvrir le courrier.

Réussir dans l’environnement numérique

La pandémie a touché toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, et a imposé de nouvelles normes de fonctionnement aux entreprises. Les entreprises et les employés se sont non seulement adaptés au travail à distance et au travail hybride, mais ils le préfèrent désormais pour la flexibilité qu’il procure. L’ère numérique est en pleine expansion et nous devons faire de notre mieux pour non seulement nous adapter, mais aussi pour utiliser ces opportunités pour nous améliorer.

Améliorer la façon dont les documents physiques sont transformés en documents numériques peut apporter des avantages substantiels à votre entreprise, en dehors des changements induits par la pandémie et les attentes des employés. Changer la façon dont le courrier et les documents d’entreprise sont traités, notamment par des moyens numériques, profitera à toutes les entreprises en réduisant les coûts et en améliorant l’organisation et l’efficacité.