TRANSFORMATION NUMÉRIQUE POUR LES ARCHIVES, LES DOSSIERS ET LES DOCUMENTS HISTORIQUES

PASSER À UN MONDE NUMÉRIQUE

La conservation de documents et d’archives physiques entraîne des processus lents, des systèmes obsolètes, des clients frustrés, des coûts d’exploitation plus élevés, des restrictions d’espace et des problèmes de main-d’œuvre. Ces goulots d’étranglement limitent la croissance des entreprises. Les archives papier sont non seulement coûteuses à stocker et difficiles à trouver, mais elles doivent également être traitées avec soin. Le jaunissement du papier, la décoloration de l’encre, les dommages causés par l’humidité, les moisissures et les rongeurs sont autant de défis pour le stockage et la conservation des archives. Les documents historiques et vieillissants sont fragiles, ce qui les rend susceptibles d’être endommagés et de perdre des informations s’ils ne sont pas manipulés correctement.

Les fichiers numériques sont la nouvelle norme en matière de stockage et de partage des informations aujourd’hui. En se reposant uniquement sur les archives papier, votre organisation risque de prendre du retard sur le statu quo et d’être vulnérable aux catastrophes. Il est essentiel de gérer efficacement les dossiers et les données héritées dès que possible.

POURQUOI NUMÉRISER VOS ARCHIVES ?

La numérisation des archives améliore la possibilité de recherche et de partage de vos documents, ce qui permet aux processus en aval, comme le service clientèle, d’améliorer le temps de réponse. Les documents physiquement stockés dans des classeurs, des placards et des bureaux sont généralement répartis entre les services internes et des lieux distincts, ce qui les rend difficiles et lents à trouver tout en prenant un espace précieux. Selon Coopers & Lybrand, près de 75 % du temps passé à travailler avec des informations sur papier est gaspillé en recherche et en classement.. La conversion du papier en documents numériques crée un système de classement numérique, supprimant le besoin d’espace de stockage, rendant les documents disponibles de n’importe où et à tout moment, les protégeant ainsi de dommages irréparables.

La numérisation des documents d’archives permet de maîtriser la gestion des dossiers, ce qui se traduit par une plus grande efficacité des processus et procédures à suivre. La numérisation des documents historiques, des archives et des documents commerciaux permet également de gérer les coûts croissants de la gestion du papier. Un classeur à quatre tiroirs coûte à lui seul 25 000 dollars par an à remplir et 2 160 dollars supplémentaires par an à entretenir. Le passage à un système sans papier ou écologique réduit les coûts de stockage et d’immobilier.

NUMÉRISER LES DOCUMENTS ET DOSSIERS HISTORIQUES

Numérisez des documents fragiles, fins et endommagés en images de haute qualité à l’aide des scanners de documents OPEX® Falcon® One-Touch. Le traitement One-Touch minimise la préparation, permettant aux opérateurs de numérisation de traiter les documents une seule fois. Les documents de presque n’importe quel état et de n’importe quelle taille sont introduits directement dans le scanner sans enregistrement ou photocopie préalable. Les images d’archives décolorées ou de documents en mauvais état sont capturées pour créer des images dont le contenu original est à nouveau visible. Une caméra externe intégrée au scanner Falcon numérise les livres et autres objets en 3D. En minimisant la préparation des documents et le contrôle de la qualité, les scanners Falcon accélèrent votre débit, vous font gagner du temps et réduisent votre dépendance à la main-d’œuvre.

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CRÉER DES IMAGES ET DES MÉTADONNÉES DE HAUTE QUALITÉ

Les scanners Falcon équipés du logiciel OPEX Certain Scan® vous permettent de modifier les images en temps réel ou après la numérisation, d’effectuer une sortie vers les formats de fichiers de votre choix, de créer des noms de fichiers uniques et de choisir où les fichiers sont stockés dans votre répertoire afin de rationaliser les processus d’archivage numérique. Associer des fichiers numériques à des métadonnées ajoute de la valeur aux documents tout en minimisant le risque de perte de documents précieux.

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CAPTUREZ DES IMAGES DE MICROFILMS, MICROFICHES ET OBJETS 3D

L’intégration d’une caméra externe en option dans le scanner Falcon vous permet de capturer des images de microfilms, de microfiches, de livres et d’objets 3D, ce qui réduit le besoin de scanners et de postes de travail séparés. La numérisation de vos archives à l’aide des scanners Falcon vous permet de préserver les documents dans des formats de fichiers qui se dégradent tout en réduisant le besoin de systèmes spécialisés peu courants et coûteux, ce qui réduit le risque de perdre des informations enregistrées sur des films qui se détériorent ou des pages qui s’effritent.

RÉDUISEZ VOTRE DÉPENDANCE À L’ÉGARD DU TRAVAIL MANUEL

Trouver, embaucher, former et conserver la main-d’œuvre est devenu de plus en plus difficile pour les opérations de traitement des documents. Entre la pénurie de main-d’œuvre, les budgets serrés et l’augmentation des coûts des ressources, vous devez créer des archives numériques de haute qualité en temps voulu tout en maîtrisant vos dépenses. En numérisant les archives de votre client ou de votre organisation à l’aide des scanners Falcon, vous serez en mesure d’effectuer le travail sans avoir recours au travail manuel. Les scanners de documents Falcon minimisent la préparation des documents qui demande beaucoup de travail afin de réduire de manière significative les besoins en main d’œuvre, vous permettant ainsi de recentrer le personnel existant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

GARDEZ VOS ARCHIVES ET VOS DOCUMENTS IRREMPLAÇABLES EN TOUTE SÉCURITÉ

Améliorez la gestion de vos documents, la possibilité de les rechercher et de les partager en sachant à tout moment où se trouve chacun de vos documents en numérisant vos archives. La création de copies numériques des archives vous aide à vous préparer aux catastrophes inattendues et aux documents dégradés qui pourraient entraîner la perte d’informations précieuses. Le traitement OPEX One-Touch permet de sécuriser les dossiers, les archives et les documents historiques grâce à une transformation numérique qui a du sens, ce qui permet de se prémunir contre les violations de données coûteuses. Les scanners Falcon équipés du logiciel CertainScan ont la capacité de fournir des pistes d’audit avec les interactions enregistrées de l’opérateur avec les documents pour aider à maintenir la transparence, ce qui vous permet de prendre le contrôle total de la gestion de vos données.