IMAGERIE DOCUMENTAIRE CONÇUE POUR MINIMISER LA PRÉPARATION

METTRE EN ŒUVRE UNE NOUVELLE TECHNOLOGIE

Il n’a jamais été aussi crucial de mettre en œuvre une technologie qui vous permette de rester en tête plutôt que de prendre du retard. Alors que la popularité des modèles de travail à distance et hybrides augmente rapidement et que les entreprises sont confrontées à des pénuries de main-d’œuvre, les plateformes numériques sont devenues une nécessité pour que les employés restent connectés à leur travail. Selon une étude de Gartner, on estime qu’en 2022, 53 % de la main-d’œuvre américaine et 31 % de la main-d’œuvre mondiale seront à distance. La commodité qu’offrent les documents numériques, le partage de fichiers et les plateformes collaboratives est désormais privilégiée par rapport aux méthodes traditionnelles dépassées et aux systèmes de classement papier.

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ÉVOLUER VERS UN ENVIRONNEMENT NUMÉRIQUE

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Le papier, le courrier et les documents physiques ne sont pas près de disparaître. En dehors de toutes les façons dont nous créons et partageons l’information numériquement, on estime que 95 % des informations d’entreprise existent sur papier. De nombreuses organisations utilisent encore le papier pour les paiements, les prêts, les assurances, les transactions, le service à la clientèle, les dossiers et les votes. Avec toutes ces informations enregistrées sur papier, une grande partie de notre temps est perdue à rechercher des fichiers et à préparer des données. Environ 19 % des employés passent leur temps à chercher des informations.

Le travail numérique permet à votre entreprise de trouver et de partager rapidement des informations, sans qu’il soit nécessaire de conserver un espace de stockage des fichiers ou de chercher dans des boîtes de dossiers, ce qui réduit les frais généraux et les coûts immobiliers. La numérisation de vos documents vous permet de connecter les employés distants à votre organisation et de maintenir la continuité des activités. En mettant en œuvre l’automatisation dans vos flux de travail axés sur les documents, votre entreprise pourra améliorer le débit, gagner du temps et réduire considérablement la main-d’œuvre.

EXAMINER LES PROBLÈMES LIÉS À LA PRÉPARATION MANUELLE DES DOCUMENTS

Si vous numérisez des documents, que ce soit pour votre propre entreprise ou pour des services de numérisation de documents, vous passez sans doute plus de temps à préparer les documents qu’à les numériser. Combien de fois numérisez-vous des piles de documents parfaitement préparées – des piles qui n’ont pas besoin d’être agrafées, collées ou redimensionnées ? Les documents sont de toutes formes, de toutes tailles et de toutes conditions, ce qui complique le processus de numérisation et augmente le temps et la main-d’œuvre nécessaires pour traiter un lot ou un groupe de documents.

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Dans les installations typiques de numérisation de documents, le nombre de préparateurs double facilement le nombre d’opérateurs de numérisation et seuls quelques scanners à plat permettent de terminer le travail rapidement. Avant la numérisation, les papiers endommagés doivent être scotchés et les petits documents doivent être photocopiés à un format plus grand. Le fait que plusieurs personnes manipulent les documents présente un risque de perte, de confusion ou d’insécurité des informations privées, car les documents sont déplacés entre plusieurs postes de travail, en particulier dans une entreprise qui traite des informations privées sur ses clients.

QU’EST-CE QUE LA NUMÉRISATION DE DOCUMENTS À GRANDE VITESSE ?

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La numérisation de documents à grande vitesse capture rapidement les images de milliers de documents propres, les transformant en copies numériques qui sont stockées à distance à l’aide d’un service en nuage ou localement dans la base de données d’une organisation. Un scanner de documents à grande vitesse est généralement équipé d’un logiciel qui corrige les images et extrait les métadonnées des documents afin de créer des informations d’indexation pour le système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) d’une organisation.

La numérisation de documents à grande vitesse est idéale pour toute entreprise ou organisation qui traite de gros volumes de documents ou qui possède des milliers de documents physiques, comme les cabinets d’avocats, les compagnies d’assurance et les banques. La numérisation de vos documents est un moyen efficace de stocker vos documents de manière permanente, sans risque de les endommager ou même de les perdre définitivement en cas de catastrophe.

QU’EST-CE QUE LA NUMÉRISATION À UNE TOUCHE ?

La numérisation One-Touch convertit les documents physiques en copies numériques, mais utilise un scanner unique qui traite les documents mixtes, imparfaits et propres, le scanner de documents OPEX® Falcon®. La numérisation One-Touch est plus lente que la numérisation de documents à grande vitesse, mais elle permet d’économiser le temps passé à préparer, copier ou réparer manuellement les documents afin d’accélérer le processus global de traitement des documents. Il s’agit d’une solution efficace pour toute organisation qui traite des centaines ou des milliers de documents divers, notamment les associations à but non lucratif, les compagnies d’assurance, les hôpitaux, les administrations locales, les cabinets d’avocats et les sous-traitants de processus d’entreprise (BPO).

ÉCONOMISEZ DU TEMPS ET DE LA MAIN-D’ŒUVRE AVEC LA NUMÉRISATION À UNE TOUCHE

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Les scanners de documents Falcon One-Touch d’OPEX regroupent le processus traditionnel de préparation et de numérisation en un seul flux de travail transparent, réduisant ainsi le besoin de plusieurs postes de travail et appareils de numérisation. Avec les scanners OPEX, vous pourrez accélérer les processus en aval, réduire la main-d’œuvre et gagner du temps qui serait autrement consacré à la préparation manuelle. Les scanners OPEX traitent facilement les documents endommagés, fragiles, petits, fins et épais, directement à partir des dossiers et des enveloppes. Les documents tels que les cartes de visite, les reçus et les étiquettes d’ordonnance sont introduits directement dans le scanner sans qu’il soit nécessaire de les coller ou de les photocopier. Les scanners Falcon identifient automatiquement les dossiers et les enveloppes comme des séparateurs de transactions et capturent les informations d’indexation des séparateurs d’onglets avec un minimum de saisie de données, ce qui vous permet d’économiser du temps et des ressources.

MINIMISEZ LES PRÉPARATIFS AVEC LE LOGICIEL OPEX® CERTAINSCAN®.

Modifiez les images en temps réel ou après numérisation au niveau de votre choix avec le logiciel de numérisation de documents CertainScan® d’OPEX. Le logiciel CertainScan vous permet de corriger l’orientation des pages, les couleurs et les dommages visibles pour créer des images de haute qualité qui accélèrent le traitement des informations en aval. En utilisant le logiciel robuste d’OPEX, vous serez en mesure de minimiser les erreurs et les rescans coûteux en définissant vos règles commerciales uniques pour détecter les erreurs et effectuer les corrections.

GÉRER L’OUVERTURE DU COURRIER ET LA NUMÉRISATION SUR UN SEUL SYSTÈME

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Conçu pour les opérations de traitement de documents avec des composants de traitement du courrier, le scanner de documents Falcon RED™ combine la numérisation One-Touch avec l’ouverture et l’extraction automatisées du courrier, ne nécessitant qu’un seul opérateur pour ouvrir les enveloppes et numériser leur contenu. Chargez le courrier entrant directement sur le Rapid Extraction Desk™ (RED) pour qu’il soit ouvert, puis introduisez le contenu directement dans le scanner sans préparation ni tri préalable. Avec le Falcon RED, vous pourrez capturer des images de haute qualité et des informations d’indexation à partir de formulaires, de paiements et de correspondance hors de l’enveloppe, ce qui vous fera gagner du temps et de la main-d’œuvre.

AMÉLIOREZ LA SÉCURITÉ ET LA CONFORMITÉ

Garder les données de votre organisation en sécurité n’a jamais été aussi crucial alors que la technologie continue d’évoluer. Contribuez à améliorer votre sécurité et à respecter les réglementations grâce à une transformation numérique efficace qui a du sens. Les scanners de documents OPEX aident à protéger les informations sensibles en limitant le nombre de personnes qui préparent et manipulent les documents. Le logiciel CertainScan vous aide à maintenir une visibilité sur l’ensemble de vos opérations en activant des contrôles d’accès et en suivant les interactions des opérateurs avec les documents à l’aide de pistes d’audit supplémentaires.

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