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AMÉLIORATION DU TRAITEMENT DES PAIEMENTS CHEZ IMAGE REMIT® UNE DIVISION DE CASH MANAGEMENT SOLUTIONS®

La numérisation en une seule touche grâce au scanner Falcon® et au logiciel CertainScan® a amélioré la qualité de l’image, la qualité du service et l’efficacité des opérations internes.

“La mise en œuvre s’est vraiment faite sans effort. Le soutien et le service que nous avons reçus pendant la période de transition ont été exceptionnels. L’équipe d’assistance sur site d’Opex a veillé à ce que la mise en œuvre se déroule sans heurts, suggérant même des améliorations de processus afin de fournir la meilleure solution d’imagerie à nos clients.”

-Jacqueline Cash
Directeur général, CMS et IR

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RÉSULTATS CLÉS

100%

LE COURRIER ET LES DOCUMENTS SONT NUMÉRISÉS SUR UNE SEULE MACHINE

3

LES GRANDS TRANSPORTS DE CHÈQUES ONT ÉTÉ REMPLACÉS PAR UN SCANNER FALCON

66%

LA QUANTITÉ DE TRAVAIL ÉCONOMISÉE

LE CONTEXTE

Cash Management Solutions® (CMS), dont le siège social est situé à Clearwater, en Floride, fournit depuis plus de trente ans à ses clients des solutions puissantes et innovantes de paiement et de remise en boîte postale. La division d’externalisation Image Remit® (IR) de la société a été lancée en 1999 à New Brunswick, dans le New Jersey, pour fournir aux institutions financières des services de lockbox de haute qualité, basés sur l’image et sous marque privée. IR fournit actuellement des services d’externalisation basés sur l’image et des services de traitement des remises de paiement pour les boîtes postales de gros et de détail, l’adjudication, le traitement par lots, la gestion du cycle de revenus des soins de santé et d’autres applications à une grande variété d’industries, y compris les industries de la finance, de l’assurance et des services publics, pour les utilisateurs finaux et les fournisseurs de services tiers.

LE DÉFI

Alors que CMS et IR ont toujours fourni un service fiable à leurs clients, les opérations d’imagerie prenaient beaucoup de temps et demandaient beaucoup de travail. Avant l’installation de l’équipement OPEX®, la partie opérationnelle de IR utilisait plusieurs dispositifs de capture d’image pour répondre aux solutions d’image personnalisées de ses clients. Par exemple, la capture d’une image pleine page et d’une image au format d’un talon devait être effectuée séparément sur des équipements différents, ce qui rendait les opérations quotidiennes manuelles et difficiles. Avec son ancien système, IR utilisait plusieurs types de scanners pleine page, d’images et de scanners commerciaux pour traiter différents types de documents. Parce qu’il devait utiliser une variété de matériel d’imagerie pour effectuer les opérations quotidiennes, IR devait également utiliser plusieurs couches de logiciels d’importation d’images pour créer la sortie requise pour chaque client.

DÉFIS CLÉS

pay those bills

LES DOCUMENTS SONT TOUCHÉS PLUSIEURS FOIS PAR PLUSIEURS PERSONNES EN PLUSIEURS ENDROITS

yellow papers emerging from an envelope

LES DOCUMENTS SONT SOUVENT EN MAUVAIS ÉTAT, CE QUI EMPÊCHE D’OBTENIR DES IMAGES DE HAUTE QUALITÉ

screenshot of programming language

DE MULTIPLES COUCHES DE LOGICIELS ÉTAIENT NÉCESSAIRES POUR CRÉER LE RÉSULTAT REQUIS

LA SOLUTION

IR a configuré une solution qui comprenait à la fois la série de scanners Falcon® d’OPEX® et le progiciel CertainScan®. Avec le nouvel équipement en place, IR a pu réduire le temps et les coûts de préparation du courrier. Comme tous les types de documents peuvent être numérisés sur le même matériel, l’efficacité opérationnelle a été grandement améliorée. Plus important encore, IR peut visualiser les images en temps réel au fur et à mesure qu’elles sont numérisées, ce qui a permis de réduire considérablement le nombre de nouvelles numérisations et d’améliorer la qualité de l’image finale de manière générale. IR a également pu remplacer trois grands transporteurs de chèques par une seule unité Falcon, ce qui a permis de réduire les coûts de maintenance et de main-d’œuvre tout en améliorant la conformité.

L’AVENIR

La solution OPEX fournit des rapports et des outils de gestion utiles qui ont contribué à améliorer la capacité de l’entreprise à surveiller et à améliorer ses activités.

LE TRAVAIL DE PLUSIEURS EMPLOYÉS EST MAINTENANT EFFECTUÉ PAR UN SEUL. AUX YEUX DE NOTRE AUDITEUR SOC 2, CELA RÉDUIT CONSIDÉRABLEMENT LE RISQUE DE SÉCURITÉ, CAR IL Y A BEAUCOUP MOINS DE MANIPULATIONS À FAIRE POUR TRAITER LE TRAVAIL.“THE WORK OF MULTIPLE EMPLOYEES IS NOW DONE BY ONE. IN THE EYES OF OUR SOC 2 AUDITOR, THIS DRASTICALLY REDUCES SECURITY RISK AS THERE IS MUCH LESS HANDLING INVOLVED TO GET THE WORK PROCESSED.”

-Jacqueline CashDirecteur général, CMS et IR

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