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OPEX® MATRIX® AUTOMATISE LA SALLE DU COURRIER DE L’UNIVERSITÉ LIBERTY

 

En éliminant le besoin fastidieux de rechercher manuellement les noms sur les listes, Liberty University économise environ 120 000 $ par an et réduit le besoin de personnel supplémentaire à temps plein

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RÉSULTATS CLÉS

120K

LE MONTANT DES ÉCONOMIES ANNUELLES RÉALISÉES GRÂCE À LA RÉDUCTION DES BESOINS EN PERSONNEL SUPPLÉMENTAIRE À TEMPS PLEIN

126

NOMBRE D’HEURES SUPPLÉMENTAIRES RÉDUITES

3,000

PIÈCES DE COURRIER PAR HEURE TRIÉES EN UN SEUL PASSAGE

LE CONTEXTE

La Liberty University, située à Lynchburg, en Virginie, a connu une expansion importante au cours des dernières années. Cette croissance rapide de la taille du campus, du nombre d’étudiants et du corps enseignant s’est accompagnée de nouveaux défis qu’il fallait relever. Jusqu’à présent, le tri du courrier représentait environ 126 heures supplémentaires pour le personnel au début de chaque semestre, avec une myriade de problèmes liés au retour des étudiants sur le campus.

LE DÉFI

L’augmentation de la population de cette université prestigieuse a fait du tri du courrier entrant destiné au personnel et aux étudiants un processus coûteux et exigeant en main-d’œuvre. En outre, l’université a constaté que pour de nombreux étudiants, la vérification quotidienne de leur boîte aux lettres physique n’était pas une priorité. Le courrier s’accumulait donc dans leur boîte aux lettres jusqu’à ce qu’elle soit pleine.

DÉFIS CLÉS

Hands handling documents

UNE CROISSANCE RAPIDE DE LA TAILLE DU CAMPUS, DU NOMBRE D’ÉTUDIANTS ET DU CORPS ENSEIGNANT

Hands prepping documents for scanning

LE TRI DU COURRIER A REPRÉSENTÉ ENVIRON 126 HEURES SUPPLÉMENTAIRES POUR LE PERSONNEL

Hand holding an RX slip

LA VÉRIFICATION DES BOÎTES AUX LETTRES PHYSIQUES N’ÉTAIT PAS UNE PRIORITÉ, CE QUI A ENTRAÎNÉ UN DÉBORDEMENT DES BOÎTES AUX LETTRES

LA SOLUTION

L’université Liberty a installé le trieur intelligent de courrier mixte Mail Matrix®. Grâce aux iBOTs®, des véhicules robotisés sans fil, Mail Matrix distribue une grande variété de courrier dans un ensemble pratique de bacs de distribution en un seul passage. Grâce à son faible encombrement, à sa grande fonctionnalité et à son efficacité en termes de coûts, Mail Matrix offre une solution puissante qui répond aux besoins des centres de courrier des entreprises, des universités, des hôpitaux, des bureaux de service, des boîtes aux lettres et bien d’autres encore. L’opérateur charge le courrier entrant dans le dispositif d’alimentation, qui est ensuite transmis à l’iBOT, qui le trie en fonction de son emplacement. Il n’est donc plus nécessaire de rechercher manuellement les noms dans les listes, ce qui accroît l’efficacité, en particulier lorsque de nouveaux membres du personnel ou des étudiants sont ajoutés. Le centre de courrier a également mis en place une solution de notification par e-mail, grâce à laquelle les destinataires du courrier reçoivent une notification par e-mail lorsqu’ils reçoivent du courrier. Cette solution a été rendue possible par l’utilisation des capacités de rapport statistique de Mail Matrix. Chaque jour, un rapport « par destinataire », indiquant qui sur le campus a reçu du courrier, est envoyé à ADS. Ces données sont fusionnées avec l’adresse électronique du destinataire, et un courriel automatique informe le destinataire que du courrier est en attente de ramassage dans sa boîte aux lettres du campus.

L’AVENIR

L’université Liberty est prête pour une croissance future, tout comme son centre de courrier. Avec le nouveau système de notification en place et la possibilité d’ajouter des modules d’extension à Mail Matrix, l’équipe de Liberty est équipée pour gérer le volume supplémentaire de courrier qui sera généré par l’augmentation de la population étudiante dans un avenir prévisible.

“LA MATRICE DE COURRIER A IMMÉDIATEMENT AMÉLIORÉ LA PRODUCTIVITÉ DU PERSONNEL, QUI N’A PLUS À CHERCHER DES NOMS DANS DES LISTES. L’UNIVERSITÉ ÉCONOMISE ENVIRON 120 000 $ PAR AN EN RÉDUISANT LE BESOIN DE PERSONNEL SUPPLÉMENTAIRE À TEMPS PLEIN.”

-Bob BoyerAVP, Services Postaux de l’Université de Liberty